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martes, 25 de octubre de 2011

Gestión del Tiempo, algunas técnicas

En el día a día, muchas son las tareas que podemos llegar a tener, bien porque tenemos una tarea que nos ocupa el grueso del tiempo, pero que se subdivide en otras; o bien porque tenemos múltiples tareas (o interrupciones) a lo largo del día. Entonces, si no manejamos ordenadamente el proceso de ir paso a paso cerrando tareas tendremos un colapso, porque nada llegará a su fin, o llegará de mala manera, y porque cada vez tendremos más.

En cursos de gestión del tiempo y en múltiples grupos/foros, se comentan diversas técnicas. Finalmente, todo se basa en ser ordenado, y se resume en tener una lista. Ahora bien, no es cuestión de entrar en múltiples listas, sin ningún orden entre las tareas, y en la que simplemente apuntes y nada se vaya cerrando. Se trata de tener una lista (con las tareas priorizadas según tu interés, bien porque desbloquean otras tareas, bien porque se cierra un tema, bien porque es para "ya"), y se trata de "mantener" esa lista con poco esfuerzo, de ir revisándola. Hay muchas técnicas para esto, pero una podría ser la ZTD (Zen To Done) http://zenhabits.net/zen-to-done-ztd-the-ultimate-simple-productivity-system/

También se trata de tener momentos en los que agrupar tareas pequeñas, ejemplo: hacer llamadas (agrupa un momento para hacer todas las llamadas), responder a e-mails (no vivamos pendientes del correo), enviar e-mails,... y de aprovechar el tiempo para realizar una tarea. En fin, trata de enfocarse en las tareas durante un tiempo, no andar saltando entre todas y no cerrar nada. Otra técnica que habla de este punto, podría ser la técnica Pomodoro http://www.pomodorotechnique.com/, en donde, un "reloj tomate" te indica durante cuánto tiempo te vas a dedicar sólo a una tarea en específico, para acabarla y acabarla bien. La tarea que escojas, eso sí, debe ser la correcta en cuanto a prioridad.

Importante: No hacer las cosas que "os aburran" en el peor momento del día, esto quiere decir, que si aborreces hacer informes de seguimiento, no los hagas después de comer, cuando quizás no es el mejor momento para tí.

Importante importantísimo!!: Cada uno tiene un nivel diferente de urgencias...

Finalmente, me gustó mucho este post, porque refleja, lo que se debe evitar: www.danielecheverria.com/index.php/urgencias-1/

viernes, 16 de septiembre de 2011

Podcast pmp

Una vez alguien es PMP, o alguien está interesado en su formación dentro de la gestión de proyectos, es útil entrar en redes donde se comparta información (grupos linkedin/xing, propias comunidades de gestión de proyectos,...); compartir con otros gestores de proyectos; estar suscritos a fuentes de noticias, y también escuchar podcasts.

Los podcasts los descubrí buscando cómo obtener pdu's para PMP, y unos que son fáciles de seguir, no demasiado extensos y que además puedes solictar pdu's son los siguientes: http://www.pducast.com/

Espero que os sirva

lunes, 20 de septiembre de 2010

Rumbo a un jefe de proyecto

Interesante podcast, para ver cómo se "convierte" uno a jefe de proyecto (y qué puede significar eso)

http://www.project-management-podcast.com/index.php/episodes/109-episode-062-how-can-i-become-a-project-manager

Hay cosas que comentan, como que debes tener claro lo que quieres ser, para no caer en el caso de una excelente persona técnica y un mal jefe de proyecto (vivan los extremismos...). También comenta el estar en el sitio adecuado y momento adecuado, para que consigas esa oportunidad (o puedas "forzarla")

http://cuttingsedgepm.blogspot.com/2007/02/february-9-2007-how-do-i-become-pm-part.html

¿Qué se concluye? que nadie te obliga, que te tiene que gustar y que muchas de las cosas se aprenden pero debes tener una buena base. Además, expresa, claramente que dedicarse a la gestión de proyectos no implica "ascender", porque puede que te guste y valgas más para la parte técnica (y que incluso ganes más)

http://discuss.joelonsoftware.com/default.asp?design.4.46414.11

Desvelando pros y contras de ser Jefe de Proyecto o Analista de un negocio (área de negocio)...¿la mejor decisión?...depende.

Britney Spears, la gestión de proyectos y un podcast de Gestión de Proyectos

Escuchando un episodio por medio del podcast, me encontré con otro de esos "decálogos", que me llaman la atención. En este caso, está relacionado con canciones de Britney Spears, y las interpretaciones asociadas a la gestión de proyectos. Vale la pena escucharlo.

http://www.project-management-podcast.com/index.php/episodes/180-episode-092-ten-things-you-can-learn-about-project-management-from-britney-spears

10.-No me dejes ser el último en saberlo. Informa a tus interlocutores e interesados en el proyecto. Para bien o para mal, por ejemplo, si vas a terminar una semana antes, infórmalo! porque sino ¿qué hacemos con la gente asignada al proyecto para esa semana?

9.-En la ejecución (movimiento, danza) se ve el 90%. No vale sólo con la presentación inicial, es un todo. Dar lo que necesitan saber en el formato en el que se ha solicitado. Comunicación

8.-Personas "guapas" (en este caso, preparadas) obtienen buenos proyectos=> en particular lo que tiene que ver, es que tenemos que prepararnos "ponernos guapos (preparados)" para esos proyectos, hacernos eficientes,...

7.-Rápate la cabeza para mantener el horario. Es decir, si tienes que cambiar de chip hazlo, analiza lo que está debajo de lo visible, para ver que todo va bien.

6.-Entrentenimiento. Debe haber algo de "entretenimiento" en la gestión de proyectos, se ve patente hasta en

5.-Si huele bien vende bien. No pensar sólo en el éxito del proyecto sino del producto también.

4.-Buscar fondos.

3.-¿E-mail a mi corazón?. El e-mail en un proyecto que va mal, no es la mejor manera; es mejor cara a cara, para no dejar lugar a la interpretación.

2.-Desnudarse=> tengo un plan y creo en él.

1.-Give me baby one more time=> lecciones aprendidas, haz uso de ellas.

martes, 14 de septiembre de 2010

Reuniones efectivas

Como he estado leyendo y escuchando, recientemente sobre este tema (es lo que tiene, conseguir los PDU), voy a lanzar un post con todo el conglomerado, hay cosas que pueden parecer muy obvias, pero esto es como lo de que el sentido común no es el más común de los sentidos; y todos podemos caer u observar determinados errores.

Una reunión cuesta, y al fin y al cabo es una actividad de negocio. Por tanto, hay que valorar si es mejor una reunión que muchos correos o llamadas telefónicas (que en este caso sería que sí), o valorar que igual no es necesario y se arregla fácilmente con los medios antes indicados (un par de e-mails). ¿No habeis estado nunca en una reunión, de la que salisteis pensando que habiais perdido el tiempo?

Si convocas una reunión, es importantísimo saber lo que quieres tratar y en orden, osea ¿para qué?. Si te convocan a una, sin saber para qué, pregunta, porque las reuniones se preparan; además entre todos los asistentes nos podemos hacer una idea equivocada del objetivo. Además, quiénes son los participantes, porque también por los asistentes puedes saber qué temas "ocultos en agenda" pueden salir... este tipo de cosas genera desconfianza.

Una reunión puede transcurrir, pero es importante, que al finalizar se resuman las conclusiones, acuerdos y tareas designadas que pudieron salir tras la reunión, porque sino, pueden quedar cosas en el tintero.

Tiempo estimado. La piedra angular, aunque particularmente no me gustan las reuniones de más de 1 hora, es posible, que si estais resolviendo varios puntos sea mejor seguir, bien por distancia entre los que se reunen, o por agenda, o porque están quedando claros los temas y el volver a retomarlo en otro momento o por otros medios, os lleve más tiempo que extenderlo algo más ahora.

El truco de conseguir atención: es mejor decir ¿cuál es el próximo paso ? en vez de decir hablemos del próximo tema.

Todo esto que puede parecer una tontería, me llamó mucho la atención, porque leí recientemente un ejemplo de un jefe de proyecto que iba desde Estados Unidos a Suramérica, por un tema de urgencia, y cuando llegó allí (un fin de semana...recordemos que era urgente), no se sabía de su llegada ni para qué iba; reconociendo él mismo, que debía haber recibido una confirmación de que alguien le recibiría, que sabría del tema que estaban tratando. Eso por un lado, y por el otro, los que tenían la urgencia, tampoco se ocuparon más, es decir, lanzaron la voz de alarma, pero no fueron consecuentes con la petición.

En un podcast, escuché también de una reunión internacional, que tomó meses organizarla, obviamente, todo esto va dependiendo de los niveles de organización y proyecto.

Leí de los beneficios de las reuniones informales, eso sí, con ojo. Ejemplo, si son varios equipos, de varias empresas o departamentos, muchas veces es más eficaz, salir luego a tomar un café y escuchar "amenamente" diferentes ideas u opiniones y crear lazos, detalles técnicos... esto es con ojo, porque pueden sentarse malas primeras impresiones, es decir, es informal pero no anti-profesional. Con respecto a esto, hay muchos artículos y posts, en los que se debate acerca de los sitios más productivos: máquinas de café, lugares de comida en el trabajo; ya que se habla más amenamente de hechos y problemas, pudiendo obtener otras soluciones o conociendo información que puede evitar problemas en un futuro en proyectos similares.

Ahora bien, por mucho que leas o que escuches, definitivamente, la experiencia (y los errores o buenos resultados) marcan la diferencia